از مجموعه عوامل و عناصری که در نمودار فرضی تشکیلات نمایشگاه در نظر گرفته شده است. چنین بر­می ­آید که فعالیت برنامه­ ریزی در کلیه زمینه­ ها از چند ماه قبل شروع شده و برخی از فعالیت‌ها تا روز ما قبل افتتاح نمایشگاه خاتمه می­یابد. طراحی و اجرای فعالیت‌های مربوط به فضاسازی و معماری و نیز برنامه­ ریزی امور فنی و دکوراسیون داخلی نمایشگاه در این گروه از طرحها و فعالیت‌ها جای می­ گیرند. ولی برنامه­ ریزی امور فرهنگی و ارتباطی طیف گسترده ­ای از طرحها و فعالیت‌ها را شامل می­ شود که تا آخرین روزهای نمایشگاه و حتی بعد از آن ادامه خواهدداشت.(مقدمه­ای بر نمایشگاه های بین‌المللی بازرگانی در ایران.تحقیق نگارش: علی ملک­پور با همکاری غفور فرجپور.ناشر: اداره کل روابط عمومی.تارریخ نتشار: شهریور۱۳۷۲)

۲-۱۲-۳- مکان برپایی نمایشگاه

نظر به اینکه نمایشگاه محل تبادل کالاهای صنعتگر و تولید کننده با بازرگانان، صادرکنندگان و مصرف کنندگان می‌باشد و محل عرضه و تقاضا است مکان آن از اهمیت خاصی برخوردار ‌می‌باشد(مهرسا، ۱۳۷۴،۸۹). ‌بنابرین‏ انتخاب یک مکان مناسب برای یک مجموعه نمایشگاه می‌تواند به موفقیت یا عدم موفقیت یک شرکت بیانجامد. . در واقع ‌می‌توان گفت که رعایت اصول مکان‌ یابی از جنبه­ های اصلی برنامه­ ریزی امور نمایشگاهی به شمار می­رود. منظور از اصول مکان‌ یابی در واقع اشراف بر جنبه­ های فیزیکی، اقتصادی، اجتماعی در انتخاب مکان­هاست. این اصول و ضوابط که در مقیاس­های ملی، منطقه­ای، شهری و محلی قابل شناسایی و برنامه­ ریزی هستند، در مقیاس محدودتر نیز می ­تواند در مکان­گزینی یک واحد تولیدی یا تجاری و بالاخره در انتخاب مکان با موقعیت مناسب برای یک سالن نمایشگاهی کاربرد داشته باشند. صرف­نظر از برخی جنبه­ های پیچیده­تر مکان­ یابی، در این جا ما به تناسب بحث در مقوله نمایشگاه ها برخی از نکات اصلی در این خصوص را مد نظر داریم.

الف) قرار گرفتن سالن نمایشگاهی در مسیرهای اصلی مجموعه نمایشگاه در جلب و هدایت بازدیدکنندگان بسیار مؤثر است. طرح نمایشگاه بین ­المللی تهران از یک استخر و فضای اطراف آن شروع می­ شود و به غرب محوطه منتهی می­گردد. از نظر معماری هم به سبک معماری سنتی کشورمان نزدیک است. «در معماری سنتی ایران نقش میدان جهت تجمع افراد بسیار مهم است. در قسمت شرق مجموعه نمایشگاه بین ­المللی میدانگاهی برای تجمع طراحی شده است که در کنار میدان استخراهایی نیز وجود دارد و در اطراف این ‌میدان‌گاه سالن­هایی احداث شده است که به صورت دایره می­باشند و به طور متوسط بین ۳ تا ۴ هزار متر مربع وسعت دارند که بازدیدکنندگان زیادی از این غرفه­ها و سالن­ها دیدن ‌می‌کنند»(ماهنامه ساختمان،شماره ۳۵٫)

آنچه مسلم است این که غرفه­ها و سالن­هایی که در اطراف این مسیرهای اصلی جا می­ گیرند، تا حدود زیادی واجد شرایط دسترسی مطلوب هستند. به عبارت دیگر دارای جاذبه­های بیشتری برای هدایت مسیر عبور بازدیدکنندگان هستند که این خود یکی از شاخص­ های مهم در مکان گزینی سالن­های نمایشگاهی است.

ب) نزدیک بودن به مراکز سرویس­دهی عمومی(رستوران، مسجد و …) باید در نحوه انتخاب محل مناسب مدنظر باشند، زیرا چنین مراکزی با بهره گرفتن از نقش­هایی که دارند می ­توانند در جلب هر چه بیشتر بازدیدکنندگان مؤثر و مفید باشند، البته مکان­های سرویس­دهی عمومی در مجموعه نمایشگاهی به نحوی توزیع نشده­اند که سهولت دسترسی را برای همگان فراهم آورند و به همین دلیل نزدیکی به چنین مراکزی برای یک سالن خاص نوعی امتیاز محسوب می­ شود و بالطبع تصاحب آن ها مستلزم هزینه­ای بیشتری نیز خواهد بود،

ج)و بالاخره اندازه سالن نمایشگاهی که در واقع تابع بودجه و محدودیتهای است که از سازمان برگزارکننده نمایشگاه اعمال می­ شود ‌بنابرین‏ شرکت یا سازمانی که اقدام به برپائی یک نمایشگاه می­ کند، باید معین کند که چه کالاها یا خدماتی را به نمایش می­ گذارد و جایگاه هر یک از کالاها در سالن نمایشگاهی کجاست، هم چنین برآورد تعداد بازدیدکنندگانی که به سالن نمایشگاهی خواهند آمد، از نکاتی است که باید مورد توجه قرار گیرد، و اگر مراجعه­کنندگان در ضمن بازدید مذاکراتی انجام می­ دهند، لازم است این امر نیز مدنظر قرار گیرد و امکانات و فضای کافی مهیا گردد. البته چون نمایشگاه بین ­المللی عرضه رقابت است باید اندازه و کیفیت سالن­های رقیب را نیز مورد توجه قرار داد و ‌بر اساس آن ها برنامه­ ریزی برای نمای خارجی سالن نمایشگاهی و معماری آن انجام گیرد در واقع میتوان گفت که اندازه سالن نمایشگاهی رابطه تنگاتنگی با مکان سالن در مجموعه کلی نمایشگاه دارد، زیرا انتخاب مناسب و مطلوب یک سالن نمایشگاهی زمانی تحقق پیدا می­ کند که طراح و مسئول پروژه سالن نمایشگاهی با هم در انتخاب مکان همکاری کنند و این امر میسر نیست جز با مشخص نمودن نوع فعالیت­ها، تعداد بازدیدکنندگان، تعداد شرکت­ کنندگان، و کالاهای که به معرض نمایش گذاشته می­ شود.

در بسیاری از نمایشگاه های بین ­المللی تقسیم ­بندی مکان سالن­ها و غرفه­های نمایشگاهی ‌بر اساس فعالیت و کالاهایی که به نمایش در خواهند آمد، ‌می‌باشد. و در بعضی دیگر از نمایشگاه ها بودجه و اراده سازمان برپا کننده نمایشگاه تعیین کننده است.

به طور خلاصه میتوان چنین نتیجه گرفت که انتخاب یک مکان مناسب و مطلوب بستگی به تصمیماتی ‌در مورد اندازه، موقعیت مکانی و شکل غرفه نمایشگاهی دارد، البته نباید فراموش کرد که در بسیاری از نمایشگاه­ها محل و شکل غرفه و بعضی اوقات حتی اندازه آن از سوی سازمان برگزارکننده نمایشگاه دیکته می­ شود. و معمولا در مجموعه نمایشگاهی به خواست­های شرکت­کنندگانی اولویت داده می­ شود که به صورت برنامه­ ریزی شده در نمایشگاه ها مشارکت ‌می‌کنند و بلحاظ همین سابقه شرکت، بعضا قادرند بیشترین فضا را اشغال کنند. بدین ترتیب اندازه سالن نمایشگاهی اهمیت خود را نشان می‌دهد. (مقدمه­ای بر نمایشگاه های بین‌المللی بازرگانی در ایران.تحقیق نگارش: علی ملک­پور –با همکاری غفور فرجپور.ناشر: اداره کل روابط عمومی.تارریخ نتشار: شهریور۱۳۷۲)

۲-۱۲-۴- معماری سالن نمایشگاه