۲-۵- بررسی عملکرد

شغل مدیریت همراه با مجموعه ای از ارزشیابی­هاست. یک مدیر، یک روز کاری را با مطالعه و بررسی نامه ها، گزارش ها، انجام مذاکرات و ملاقات با همکاران یا ارباب رجوع و. .. سپری می‌کند و ‌بر اساس معیارهایی، درباره هریک از آن ها تصمیماتی را می‌گیرد. پیچیده ترین و دشوارترین کار مدیر، بررسی عملکرد کارکنان است که نمی تواند به عنوان یک رویداد یا فرصت اتفاقی به حساب آید. بررسی عملکرد بخشی از شغل مدیر است چرا که از طریق آن ‌در مورد واگذاری کارها، ارتقا و ترفیع، جابه جایی یا انتقال، آموزش کارکنان به قضاوت می پردازد (بزازجزایری،۱۳۷۸).

چنانچه در امر قضاوت و بررسی عملکرد کارکنان، اصول و روش های منطقی رعایت نگردد، بیم آن می رود که اثر احساسات زودگذر و همچنین اغراض شخصی نتایج بررسی را مخدوش سازد. انجام عملیات بررسی می باید خارج از حب و بغض و تبعیض انجام شود. بدیهی است چنانچه این امر در ارزشیابی کارکنان ملحوظ نگردد نتیجه جز ایجاد و حس محرومیت و ناکامی در کارکنان و تقلیل بازده کار و کاهش عملکرد چیز دیگری را به دنبال نخواهد داشت.

بررسی عملکرد فرآیندی است که به وسیله آن فرایند کار کارکنان در فواصل معین و به طور رسمی مورد سنجش قرار می‌گیرد (ماندی،۱۹۸۷). شناخت کارکنان از جمله علل اصلی بررسی عملکرد است. ‌بنابرین‏، بررسی عملکرد به طور نظام دار به تشریح توانایی ها و ضعف های کارکنان با توجه به شغل آن ها می پردازد. از جمله کاربردهای بررسی عملکرد می توان به برنامه ریزی نیروی انسانی کارمندیابی و انتخاب، آموزش کارکنان، تعیین مسیر شغلی، حقوق و مزایا، شناخت استعدادهای بالقوه کارکنان، دادن بازخورد به کارکنان، مشاوره و راهنمایی کارکنان جهت بهبود عملکردشان، بهبود تعهدات فرد نسبت به سازمان، انگیزش کارکنان، ارضای نیاز، شناسایی و حمایت از آن ها، قدرت بخشیدن به ارتباطات در رابطه با سرپرستان و زیردستان تشخیص مسائل فردی و سازمانی اشاره داشت (سعادت،۱۳۷۵).

قصد و منظور هر برنامه بررسی عملکرد، بهسازی کارکنان و بهبود عملکرد آنان است. این هدف از طریق کمک به کارکنان برای انجام بهتر شغل و از طریق توسعه مهارت ­ها و دانش کارکنان برای دستیابی به نیازهای آتی واحد کاری تحقق می‌یابد. به عنوان یک مدیر چنانچه کار را از طریق افراد انجام دهید ( تعریف مدیریت )، سپس به کارکنان با بهره وری بالا حقوق و مزایای متناسب بپردازید، در آن صورت می توان گفت که شما احساس خوبی را درباره کاری که آن ها انجام داده‌اند، ایجاد کرده اید. آنچه برای یک کارمند مورد انتظار است، این است که بداند چه کاری را و چگونه آن را انجام دهد. ‌در مورد درستی یا نادرستی انجام کار آگاهی کسب کند و در ازای انجام درست کارها پاداش بگیرد. بهسازی کارکنان می‌تواند با یک بررسی عملکرد اثربخش اتفاق افتد به خاطر اینکه (بزازجزایری،۱۳۸۲) :

– به مدیر کمک می‌کند تا به کارکنانش بگوید که چگونه کارشان را خوب انجام دهند.

– به مدیر و کارکنان کمک می‌کند تا وظایف، نتایج و استانداردهای شغلی را به روشنی تشخیص دهند.

– به مدیر و کارکنان کمک می‌کند تا موانع بهره وری شغلی را شناسایی و آن ها را حذف کنند.

– مدیر درک بهتری از توانایی‌های کارکنانش به دست می آورد؛

– مدیر اطلاعات بیشتری درباره مهارت، تحصیلات و تجارب کارکنان به دست می آورد.

– ارتباطات و روابط بین مدیر و کارکنان را بهبود می بخشد.

بررسی عملکرد عبارت است از ارزشیابی دوره ای عملکرد کاری کارکنان توسط سرپرست بلا فصل وی. هر چه کارکنان در فرایند بررسی خود مشارکت داشته باشند، روایی و اعتبار و سلامت نظام بررسی بیشتر می شود. برخی از سازمان‌ها برای بررسی عملکرد کارکنان خود از یک یا ترکیبی از روش های متداول مانند مقیاس ترسیمی رتبه ای، چک لیست، درجه بندی، مدیریت بر مبنای هدف و. .. استفاده می‌کنند. به طور معمول از فرم های ساختمند برای سنجش و اندازه‌گیری رفتارهای شغلی افراد و ثبت و نگهداری نتایج آن استفاده می‌کنند. درستی بررسی عملکرد مستلزم این است که برای تکمیل فرم های ارزیابی با کارکنان به بحث و بررسی بپردازیم. کاربرد فرم بررسی عملکرد بخشی از یک سیستم جامع (چرخه مستمر عملکرد ) است ولی صرفاٌٌ یک شروع یا یک پایان نیست. (همان منبع)

۲-۵-۱- بررسی عملکرد از طریق چهار مرحله متمایز زیر انجام می پذیرد

این چهار مرحله تحت عنوان رویکرد T.E.A.M به کار رفته است (اقتباس از راهنمای بررسی عملکرد، اداره منابع انسانی ایالات متحده آمریکا , ۲۰۰۲).

۱- مرحله فنی^[۳۸]۱

۲- مرحله بسط و توسعه ^[۳۹]۲

۳- مرحله ارزیابی ^[۴۰]۳

۴- مرحله نگهداری ^[۴۱]۴

قبل از تشریح این چهار مرحله توجه ‌به این نکته حائز اهمیت است. فرم های ارزیابی در برنامه بررسی عملکرد نباید اطلاعات مربوط به حقوق فرد را در برداشته باشد. بحث پیرامون حقوق فرد به زمان و جای دیگر مربوط می شود. ترکیب موضوع حقوق فرد با بررسی عملکرد آثار منفی به دنبال خواهد داشت. هدف ازبررسی، بهسازی، بهبود عملکرد و دستیابی به تعالی است. این مهم نیز از طریق سرپرستی، آموزش، مشاوره و مربیگری به دست می‌آید.

1. مرحله فنی: مرحله فنی مستلزم کارکردن با کارکنان به منظور تدوین یک شرح پست روشن، استانداردهای عملکرد شغلی و هدف­های کاری مناسب با ثبت عملکرد کارکنان است.
   شرح پست متشکل از آن دسته از وظایف و مسئولیت‌های خاص برای شغل خاص در یک واحد سازمانی است. اثربخش بودن شرح پست مستلزم در برداشتن وظایف و مسئولیت­های سرپرستی و نشان دادن میزان زمان مصروفه برای انجام هریک از آن ها‌ است. جنبه سرپرستی شغل بایستی به طور کاملاً روشن تعریف شود. مدیر و کارکنان باید با همدیگر برای حفظ شرح پست فعلی خود کار و واقع بینانه آن را درک کنند. شرح پست فعلی آنان بایستی قابل فهم و واقع بینانه باشد.

گام بعدی تدوین استانداردهای عملکرد شغلی است. استاندارد عملکرد بیانگر شرایطی است که باعث اجرای رضایتبخش شغل می شود. استانداردهای عملکرد شغلی برای مسئولیت­های یک شغل خاص در شرح شغل تعریف می‌شوند. این استانداردها در قالب واژه های دقیق و مختصر که به خوبی کمیت، کیفیت،‌ شیوه عمل و زمان انجام کار را نشان می‌دهد تعریف می‌شوند. به هنگام توصیف نتایج مورد انتظار، از استانداردهای عملکرد استفاده می‌کنیم.