۲-۲- تعاریف سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت^[۳۸] عنوانی است با کاربرد جهانی و در نشریات علمی‌و تحقیقی مطالب زیادی ‌در مورد آن آمده است و به شکل‌های مختلف تعریف و خلاصه شده است. نظر مشترک بیشتر مطالبی که درباره‌ سیستم اطلاعات مدیریت جمع‌ آوری شده است آن را ‌به این صورت تعریف ‌کرده‌است که “سیستم‌های اطلاعات مدیریت مجموعه‌ای از اشخاص، داده ها و روش‌هایی هستند که برای فراهم ساختن اطلاعات مفید برای مدیران و کاربران با یکدیگر کار می‌کنند” (سن^[۳۹]، ۱۹۹۰، ص ۸). برای درک مفهوم سیستم اطلاعات مدیریت، نیاز است که تعاریف متعددی از آن بررسی شود، زیرا در متون مختلف صدها تعریف برای آن ارائه شده است. با این حال لادون (۱۹۹۴) معتقد است که “اکثر تعاریف تکنیکی، سیستم اطلاعات مدیریت را به عنوان گروهی از اجزاء یکپارچه که اطلاعات را جمع‌ آوری، پردازش و ذخیره می‌سازد و اطلاعات را جهت حمایت تصمیم گیرندگان توزیع می‌کند تعریف نموده اند” (ص ۸). تعاریف سیستم اطلاعات مدیریت به اندازه مطالعه آن توسط محققان مختلف متعدد است ولی اکثریت آن ها دارای وجوه مشترکی می‌باشد که در اینجا تنها به گزیده‌ای از این تعاریف اشاره می‌شود:

“سیستم اطلاعات مدیریت مجموعه‌ای نظام یافته از افراد، دستورالعمل‌ها، پایگاه داده ها و تجهیزات است که گزارشات لازم و روزمره مورد نیاز مدیران را جهت تصمیم گیری ارائه می‌کند” (صرافی زاده و پناهی، ۱۳۸۴، ص ۴۱).

مدهوشی (۱۳۷۹) با تأکید بر جنبه کامپیوتری، سیستم اطلاعات مدیریت را بدین شرح تعریف نموده است که:

“سیستـم اطلاعات مدیریت عبـارت است از یک سیستم جامع ماشین ـ کاربر، که برای آماده سازی اطلاعـات جهت پشتیبانی

عملیات و وظایف تصمیم گیری در یک سازمان به کار می‌رود؛ این سیستم از سخت‌افزار و نرم‌افزار کامپیوتری و رویه‌های کاری و پایگاه اطلاعاتی و مدلهایی جهت تجزیه و تحلیل، برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری استفاده می‌کند” (ص ۱۹).

دیوید و اولسون^[۴۰] (۱۹۸۵) عقیده دارند که “سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی‌یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم گیری در سازمان است. این سیستم از نرم افزار و سخت افزار رایانه ای، راهنماها و دستورالعمل‌ها، مدل‌هایی برای تحلیل، برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می‌گیرد” (ص ۶).

در تعریفی دیگر “سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی‌است که داده های محیطی را جمع‌ آوری و داده های تبادلات و عملیات سازی را ثبت می‌کند و پس آن ها را فیلتر، سازماندهی و انتخاب کرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه می‌کند” (موردیک و مانسون^[۴۱]، ۱۹۸۶، ص ۱۶)

همان‌ طور که در تعاریف فوق مشاهده گردید اکثر محققان سیستم اطلاعات مدیریت را سیستمی‌یکپارچه می‌دانند که نیازهای اطلاعاتی مدیران و کاربران را فراهم می‌سازند. جامع ترین تعریف از سیستم اطلاعات مدیریت توسط آواد^[۴۲] در سال ۱۹۸۸ بیان گردیده است که در این پژوهش بیش از بقیه تعاریف مورد تأکید است. آواد (۱۹۸۸) سیستم اطلاعات مدیریت را بدین شرح تعریف نموده است:

“سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی‌یکپارچه، رایانه‌ای و کاربر ـ ماشین است که اطلاعات لازم را برای حمایت از عملیات و تصمیم گیری فراهم می‌کند. عناصر اصلی این سیستم عبارتند از: ۱) سیستمی‌یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر، ۲) سیستمی‌رایانه ای که تعدادی نرم افزار اطلاعاتی را از طریق یک پایگاه اطلاعات به هم مرتبط می‌کند، ۳) رابط کاربر ـ ماشین که به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ می‌دهد، ۴) ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی و ۵) پشتیبانی از عملیات و تصمیم گیری” (ص ۵).

با مطالعه‌ تعاریف فوق می‌توان نتیجه گرفت که سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی‌یکپارچه و رایانه‌ای می‌باشد که اطلاعات لازم را برای مدیران فراهم می‌آورد و آنان را در تصمیم گیری یاری می‌رساند.

۲ ـ ۳ـ تاریخچه سیستم‌های اطلاعات مدیریت

در بررسی سیستم‌های اطلاعات مدیریت، مروری بر سیر تکوین آن می‌تواند، دیدگاه دقیقتری را به پژوهشگر ارائه دهد، از این رو در بخش زیر تاریخچه ای از سیستم اطلاعات مدیریت شرح داده شده است. رضائیان به نقل از اسپراگ و مک نورلین^[۴۳] (۱۳۸۵) بیان می‌کند که:

هر چند مى توان تاریخ سیستم اطلاعات مدیریت را به هولریث^[۴۴] یا حتى چارلز ببیچ^[۴۵] منتسب دانست، ولى آغاز آن از اواخر دهه ۱۹۵۰ مى باشد. در سال ۱۹۵۷، یعنى زمان عبور از عصر صنعتى به عصر اطلاعات، تعداد افرادى که بخش مهمى از کار آن ها با اطلاعات و پردازش آن سر و کار داشت (کارگران اطلاعاتى)، از تعداد کارگران صنعتى بیشتر شد و در دهه ۱۹۷۰ کارکنان اطلاعاتى، بیش از پنجاه درصد از نیروى کار را تشکیل مى داند (ص ۵).

تکامل سیستم‌هاى اطلاعات مدیریت به روند و توسعه تکنولوژی کامپیوتر و ارتباطات وابسته است، با توسعه و تکامل تکنولوژى کامپیوتر و ارتباطات و اهمیت روزافزون اطلاعات در طول تاریخ، سیستم اطلاعات مدیریت نیز، تکامل و توسعه پیدا ‌کرده‌است، مراحل تکامل این سیستم به شرح زیر می‌باشد:

۱ ـ مرحله اول مصادف با سال‌های دهه ی ۱۹۶۰ می‌باشد. صرافى زاده و پناهى (۱۳۸۰) بیان مى کنند که “در این مرحله به کامپیوتر به عنوان ابزارى به منظور کاهش هزینه‌هاى عملیاتى و وسیله اى جهت افزایش کارایى نگاه می‌شد. مشخصه بارز این مرحله هزینه بالاى بکارگیرى سیستم و عدم درک وشناخت، مدیران از توانایى‌هاى کامپیوتر بود” (ص ۱۹۱). “از دهه ۱۹۶۰ دیدگاه سازمان در زمینه بهره گیرى از اطلاعات رو به دگرگونى گذاشت و دریافتند که مى‎توان از آن به عنوان ابزار پشتیبانى عملیات جارى سازمان استفاده نمود، نظام‌هاى اطلاعات این دهه حالت کارگاه گزارش‎سازى در زمینه‌هاى تولید هفتگى، اطلاعات مالى ماهانه، موجودی‌ها و حساب‌های دریافتی و پرداختى را داشت” (لاودن، ۱۳۸۷ ص ۷۸).

۲ ـ مرحله دوم: “محاسبات متمرکز^[۴۶] ، شاخص سال‌هاى میانى و تا پایان دهه ۱۹۶۰ بود. سعى بر همسو نمودن امکانات کامپیوترى با عملیات سازمانى بود و جهت بهره گیرى از برنامه‌هاى کاربرى در کلیه حوزه‌هاى عملیاتى سازمان، موجى به راه افتاد” (صرافى زاده و پناهى، ۱۳۸۴، ص ۱۹۱).

۳ ـ “این مرحله از اوائل دهه ۱۹۷۰ آغاز گردید و مشخصه ی بارز این دوره جهش تکنولوژیک جهت کاهش هزینه‌آموزش‌ها و افزایش کارایى سیستم‌ها و عملیات خدمات رسانى کامپیوترى بود” (صرافى زاده و پناهى، ۱۳۸۰، ص ۱۹۱). لاودن (۱۳۸۷) بیان می‌کند که “در دهه ۱۹۷۰، نظام‌هاى اطلاعات رفته رفته «نظام اطلاعات مدیریت» نام گرفتند و سازمان‌ها به تهیه ابزارهاى رایانه اى چند کاره پرداختند” (ص ۷۸).

۴ ـ این مرحله مربوط به اواسط دهه ۱۹۷۰ مى باشد. لاودن در سال (۱۳۸۷) بیان می‌کند که: “اطلاعات در این دوره نقش تنظیم کننده و راه براى سازمان‌ها را بر عهده گرفته و ابزار کنترل کارآمدى در دست مدیران شد. نظام‌هاى ابداعى این دوره، نظام پشتیبانى تصمیم گیرى و نظام پشتیبانى مدیران ارشد هستند” ( ص ۷۸).