با یک جمع بندی می توان گفت روش هزینه یابی بر مبنای فعالیت، سیستم طرح ریزی هزینه ها با تأکید بر فرایند مستمر بهسازی است، در این روش شناسایی فعالیت های ارزشمند از یک سو و شناسایی فعالیت های بی ارزش از سوی دیگر تشویق می شود و برای حذف فعالیت های بی ارزش کوشش به عمل می‌آید.

یکی از تفاوت های مهم سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت نسبت به سیستم سنتی در این است که در اجرای این روش مسیر منابع به فعالیت ها مشخص می شود یعنی هزینه ها ردیابی می‌شوند و هزینه هر فعالیت به حساب کالا ، خدمت یا مشتری منظور می شود. در مرحله نخست هزینه سربار کارخانه به حساب فعالیت یا مرکز هزینه فعالیت گذاشته می شود و در این راه از مقدار مناسب عامل هزینه مصرف منابع استفاده می نمایند. به عنوان مثال تعیین مراکز فعالیت و هزینه هر یک از فعالیت ها مربوط به شرکت آلفا در جدول زیر نشان داده شده است:

تومان فعالیت نوع هزینه

۱۳۷۰ آماده سازی ماشین آلات

۲۴۰۰ سرپرستی و نظارت هزینه سربار کارخانه

۱۹۸۰۰ ماشین آلات

۲۴۰ انجام سفارش ها

۴۰۰۰ حمل و نقل مواد اولیه و کالای خریداری شده هزینه های خرید هزینه دایره خدمت

۱۶۰۰ انبار کردن محصولات تکمیل شده انبارداری و ارسال محموله ها

۱۵۰۰ تحویل محصولات به مشتریان

۳۳۰۰ نیرو

۷۹۲۰ قبول سفارش هزینه فروش

جدول ۲-۱ ( نمازی ، ۱۳۹۲ ، ص ۶۹ )

در مرحله دوم هزینه فعالیت ها یا مخزن هزینه فعالیت را به حساب موضوع هزینه منظور می‌کنند و در اجرای این روش مقدار مناسب عامل هزینه مصرف فعالیت را محاسبه می‌کنند یعنی معیاری که تعیین کننده مقدار فعالیت از نظر موضوع هزینه باشد. به عنوان مثال محرک های مناسب به منظور تخصیص هزینه فعالیت ها به محصولات A و B شرکت آلفا در جدول زیر نشان داده شده است:

مبنای تقسیم هزینه ها

محصولات

A

B

حجم تولید(عدد)

۱۰۰

۵۰

زمان آماده سازی ماشین ها(ساعت)

۱٫۵

۲

زمان سرپرستی در هر دوره(ساعت)

۷۵

۴۰

زمان استفاده از ماشین آلات(ساعت)

۰٫۵

۰٫۵

تعداد دفعات سفارشات انجام شده در هر دوره

۱۰

۲۰

مواد اولیه لازم برای تولید هر واحد محصول(کیلوگرم)

۲

۵

میانگین موجودی کالای تکمیلی نگهداری شده(عدد)

۰

۱۰۰

تعداد دفعات تحویل در هر دوره

۱۰

۴۰

زمان صرف وقت مسئولان فروش در هر دوره(ساعت)

۳۲

۱۶۰

جدول ۲-۲ ( نمازی ، ۱۳۹۲ ، ص ۷۰ )

۲-۳-۱-۳ گام های عملی جهت پیاده سازی سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت

با توضیح کوتاه که در بالا داده شد در اینجا مبحث را با ارائه گام های لازم جهت پیاده سازی این سیستم ، کامل می‌کنیم : ( بلوچر و همکاران ، ۲۰۰۸ ؛ نمازی ، ۱۳۹۲ )

هنگام اجرای این سیستم باید سعی شود کلیه هزینه های مستقیم و غیر مستقیم مربوط به اهداف هزینه مشخص شود ( اهداف هزینه ، همان هدف نهایی سیستم هزینه یابی فعالیت محور است که تعیین بهای تمام شده محصول ، خدمت ، مشتری و غیره می‌باشد ). هزینه های مستقیم ( مواد اولیه و کار مستقیم ) به تسهیم نیازی ندارند و مستقیما به اهداف هزینه اختصاص می‌یابند اما هزینه های غیر مستقیم ( سربار ) باید به دقت بررسی شوند ، می بایست این هزینه ها را از حالت هزینه های غیر مستقیم به مستقیم تبدیل نمود. باقیمانده هزینه های سربار ، که قابلیت تبدیل به هزینه های مستقیم را ندارند ، باید در نهایت به اهداف هزینه تسهیم یابند. ‌بنابرین‏ برای پیاده سازی سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت ابتدا باید سیستم هزینه یابی سنتی پالایش شود و در حد امکان مبلغ سربار ، با توجه به ماهیت هزینه ها نیز کاهش یابد ، سپس گام های زیر به صورت سیستماتیک دنبال شود:

گام اول) تعیین هزینه های مستقیم : ۱٫ شناسایی اهداف هزینه ۲٫ شناسایی هزینه های مستقیم مربوط به اهداف هزینه.

گام دوم) تخصیص هزینه منابع به فعالیت ها ( تخصیص اولیه ) : ۳٫ شناسایی فعالیت های مربوط ۴٫ شناسایی منابع مربوط به هر فعالیت ۵٫ شناسایی محرک هزینه منابع ( محرک هزینه معیاری است که به وسیله آن ، منابع مصرف شده بابت هر فعالیت تعیین می شود ) ۶٫ تخصیص هزینه های غیر مستقیم منابع به فعالیت های شناسایی شده.

[ بیشتر شرکت ها هزینه های منابع را در حساب های خاص منظور می‌کنند ، نمونه ای از آن ها عبارتند از حساب هایی که در برگیرنده ملزومات ، خرید ، حمل مواد ، انبارداری ، هزینه های دفتری ، مبلمان ، ساختمان ، تجهیزات ، آب و برق و گاز و حقوق و مزایای کارکنان می شود. در تجزیه و تحلیل فعالیت باید داده های متعلق به دفاتر و اسناد موجود را جمع‌ آوری کرد و نیز با بهره گرفتن از پرسشنامه ؛ مشاهده یا مصاحبه با نیروهای ارشد یا کلیدی در هر واحد ، اقدام به جمع‌ آوری داده های اضافی نمود.

برای کمک به تشخیص محرک فعالیت ها و بهبود مدیریت فعالیت ها معمولا آن ها به چهار دسته طبقه بندی می‌شوند که هزینه این فعالیت ها نیز با توجه به میزان استفاده هر محصول یا خدمت از فعالیت ها، به آن ها تخصیص می‌یابد. چهار طبقه فعالیت شامل موارد زیرند ( هنسن و موون^[۲۰]، ۲۰۰۶):

۱٫فعالیت های سطح واحد محصول، که با هر بار انجام آن فعالیت، یک واحد محصول تولید می شود. مانند سوراخ کردن و ماشین کاری هر قطعه. هزینه این نوع فعالیت ها به طور مستقیم به واحد محصول یا خدمت مربوط تخصیص می‌یابد.

۲٫فعالیت های سطح دسته محصول، که با هر بار انجام آن فعالیت یک دسته محصول تولید می شود. مانند آماده سازی ماشین آلات یا سفارش مجموعه ای از قطعات. هزینه های سطح دسته محصول صرف نظر از تعداد واحدهای موجود در هر دسته اغلب ثابت است.

۳٫فعالیت های پشتیبانی سطح محصول، که با انجام آن محصول های مختلفی تولید می شود. این فعالیت ها بر اساس نیاز پشتیبانی انواع محصولات مختلف اجرا می شود و هزینه های آن ثابت بوده و می توان آن ها را به محصولات مختلف تخصیص داد، مانند حفظ مشخصات محصول و انجام تغییرات مهندسی

۴٫فعالیت های سطح عمومی کارخانه، که فرایند عمومی تولید کارخانه را پشتیبانی می‌کند مانند روشنایی و نظافت کارخانه

سه دسته اول با هزینه هایی سر و کار دارند که می توان آن ها را به گونه مستقیم یا غیر مستقیم به محصولات تخصیص داد اما دسته آخر شامل هزینه هایی است که برای انواع محصولات مشترک است و تنها بر مبنای تخصیص می توان آن ها را بین محصولات تسهیم کرد.]